Mehr als nur Zahlen auf Papier
Seit 2019 helfen wir Veranstaltern dabei, ihre Events finanziell auf solide Beine zu stellen – ohne Überraschungen, ohne versteckte Kostenfallen.
Wie alles begann
Unser Gründer, Lennart Vögele, stand 2018 vor einem Riesenproblem. Er plante eine Firmenfeier für 200 Leute – und hatte drei verschiedene Tabellen mit unterschiedlichen Endzahlen. Welche stimmte? Keine Ahnung. Das war der Moment, in dem klar wurde: Es braucht ein System, das wirklich funktioniert.
Anfang 2019 starteten wir in einem Hinterzimmer in Dortmund. Nur zwei Leute, ein paar Excel-Vorlagen und viel Kaffee. Die ersten Monate waren hart – aber die Idee stimmte. Heute arbeiten wir mit Dutzenden von Veranstaltern pro Jahr, vom kleinen Geburtstag bis zur mehrtägigen Konferenz.
Was uns antreibt? Die Erleichterung in den Augen unserer Kunden, wenn sie zum ersten Mal einen Plan in der Hand halten, der wirklich aufgeht.
Unser Weg bis heute
Ein paar wichtige Stationen, die uns geprägt haben
Gründung in Dortmund
Lennart Vögele und Tibor Weidinger starten mit einem klaren Ziel: Event-Budgets, die nicht aus dem Ruder laufen. Die ersten Kunden kommen durch Mundpropaganda – meistens Freunde von Freunden.
Erstes größeres Projekt
Eine Hochzeitsmesse mit über 40 Ausstellern vertraut uns ihr Budget an. Das war der Durchbruch – und gleichzeitig eine Lehrstunde, weil wir vorher nur mit kleineren Events zu tun hatten.
Umzug in größere Büros
Aus dem Hinterzimmer wird ein echtes Office. Drei neue Teammitglieder kommen dazu – jetzt können wir endlich mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, ohne dass jemand nachts arbeiten muss.
Spezialisierung auf Event-Segmente
Wir merken, dass Firmenfeiern ganz andere Anforderungen haben als private Hochzeiten oder Festivals. Also teilen wir das Team auf – jeder konzentriert sich auf sein Gebiet. Das Ergebnis: weniger Fehler, zufriedenere Kunden.
Expansion und neue Ziele
Mittlerweile arbeiten wir mit Kunden aus ganz Nordrhein-Westfalen zusammen. Für 2026 planen wir den nächsten Schritt: ein Tool, das Veranstaltern hilft, ihre Budgets selbst zu verwalten – mit unserer Unterstützung im Hintergrund.
Was wir auf dem Weg gelernt haben
Echte Beispiele aus unserer täglichen Arbeit
Die Sache mit den versteckten Kosten
Bei einem Firmenevent 2023 übersahen wir die GEMA-Gebühren für Live-Musik. Das kostete den Kunden 800 Euro extra – und uns eine schlaflose Nacht. Seitdem haben wir eine Checkliste mit über 40 typischen Kostenpunkten, die man leicht vergisst.
Puffer sind nicht optional
Ein Kunde wollte partout keinen Risikopuffer im Budget. Dann ging kurz vor dem Event die Location pleite. Wir fanden zwar Ersatz, aber teurer. Seit diesem Fall rechnen wir grundsätzlich mit 8-12% Reserve – und erklären auch genau, warum.
Kommunikation ist alles
Bei einem großen Projekt 2024 gab es Missverständnisse zwischen uns, dem Caterer und dem Kunden. Das Menü wurde zweimal bestellt – und fast auch zweimal geliefert. Seitdem haben wir wöchentliche Check-ins mit allen Beteiligten. Klingt aufwendig, spart aber Nerven und Geld.
Wer hinter novexaraq steht
Zwei Leute, die Event-Budgets nicht nur rechnen, sondern verstehen
Lennart Vögele
Gründer & Finanzstratege
Lennart hat Betriebswirtschaft studiert, aber das meiste gelernt, als er selbst Events organisierte – und dabei Geld verlor. Er kennt jede Falle, weil er selbst schon reingetreten ist. Heute sorgt er dafür, dass unsere Kunden klügere Entscheidungen treffen, als er damals.
Tibor Weidinger
Mitgründer & Prozessmanager
Tibor war früher Projektleiter bei einer Eventagentur. Er weiß genau, wo in der Planung die Zeit knapp wird – und wo Fehler teuer werden. Seine Spezialität: komplexe Projekte in überschaubare Schritte zerlegen. Und dafür sorgen, dass nichts vergessen wird.